谈事业单位文书档案管理信息化

通常情况下，事业单位是国家设置的一些具有公益性质的机构，也接受政府的领导，最近几年事业单位在经济以及社会的发展过程当中，不断地在进步，也不断地在发展和壮大，这就需要职工在工作过程当中更加，各种文件也越来越多，传统的纸质文案已经渐渐变得难以满足单位。在相关管理过程当中所提出的需求。在管理过程当中，信息化的转变是一个必然的趋势，信息化把一些档案人员从相对比较复杂烦琐和冗杂的文书当中解放出来，信息化可以提供更加便捷和高效以及有保障的文书类档案管理方式，这对加强档案管理的研究具有十分重要的意义。

一、事业单位文书档案管理信息化的重要性

通常情况下，我们所说的文书档案是指日常工作当中产生的通用文书转化而成的文字类的文书档案，其中涵盖一些指令命令以及通知和决定，还有报告、请示和批复，以及简报和信函，其中也包括计划总结和会议记录等相关信息。对于事业单位至关重要的信息资源来说，文书档案一直是必不可少的档案管理方式。如果能对信息化的管理进行一定程度的加强，这对于单位的信息化建设有十分重要的意义。传统的档案管理方式，是以手工为主的档案文书管理方式，这在一定程度上会消耗掉大量的人力，工作效率也相对比较低，信息化的档案管理方式，在一定程度上可以大大促进文书档案在管理方面的深入改革，对于一些数据量较为庞大并且信息较为复杂的档案来说，通常情况下大量数据和信息都只需要进行一次统一的录入操作即可。通过这样的信息化录入，我们就可以实现对于档案信息的多次开发和反复利用，从而也就实现了一些相对简单的共享功能，显著地对一些事业单位在文书档案管理效能上进行的改造和提高传统的档案管理，效率并不是很高，而且一些档案信息的安全性得不到保障，伴随着信息化建设产业在相关进程当中逐渐加快，文书的档案与相关的信息收集，在其查找方面都会变得更加的快捷与有效，我们可以通过对一些数字化信息的备份和对网络相关系统进行维护等不同的手段来保证档案信息在一定程度上的安全性能，这在极大程度上减少工作量的同时，也对档案工作的精确性进行了极大程度的提高，这样可以确保单位在运转和健康发展上更加有效。

二、事业单位文书档案管理信息化的建设举措

通过我们多年的努力，事业单位在一些相关的文书档案信息化处理方面，已经取得了较为明显的成效，电子文件和一些相关档案信息资源也在日益增多和丰富。但是它的发展空间依旧十分宽广，在我们推进过程当中，难免会遇到各种各样的问题，如信息化标准体系不完善，基础设施也不是很健全，信息的安全保密程度也并不高等，还有就是可能会出现档案信息利用率相对较低的问题。在面对这些问题的时候，我们只有迎难而上，才能够在一定程度上把这一系列问题进行更为妥善的解决，这样就可以持续加快对于文书档案管理过程当中信息化发展的步伐。

（1）完善信息化标准体系。在实体档案管理方法及模式的影响下，事业单位文书档案管理信息化的规范和标准较为复杂，难以统一，导致文书档案信息化工作标准不一致，增大了传递及传输档案信息的难度。这就需要事业单位积极建立文书档案收集、整理、归档和利用等工作的实施标准，促使文书档案管理信息化工作越来越规范。同时要基于专网系统构建文书档案信息化管理平台，进一步夯实档案管理基础，加快信息化建设进程。

（2）更新升级软硬件设施。针对管理文书档案的软硬件设施配置应做好准备、规划，确保软硬件设施跟上文书档案管理需要，顺利推进信息化。例如事业单位要在信息技术和网络系统的支持下购进先进的数据收集设备、计算机控制设备，并及时更新、升级，使其适应信息化管理需要。并且在新科技持续取得突破的情况下，事业单位的档案人员要不断更新工作理念，不管是收集还是利用都要以最大的效率服务于其他工作，能够依托办公自动化系统扩展其模块、功能，由处理文书、管理文件、管理档案构成三个既相互联系又独立的模块。这三个模块涵盖整个事业单位文书档案工作的流程，在收文发文处理中实现预归档，在整理著录的文件及案卷时实现文件管理，在归档中编制电子文号、编制文书档案存放号、鉴定及销毁案卷、追加归档等管理工作，进一步提高文书档案管理信息化水平。

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